これまでは、お客様からの会計データをCDやUSBメモリで回収しており、もっと効率的でセキュリティの高い方法を探していました。

GIGAPOD OFFICEHARDを導入して、最初に使ってみて感じたことは、「操作が非常に簡単」と言うこと。

私どものお客様は必ずしもＩＴ関係に詳しい訳ではなく、最初は大丈夫かと心配していましたが、操作が全てマウス中心で行えるのと、普段お客様がお使いになっているＰＣと変わらないユーザインターフェースにより、ほとんどの方が戸惑うこと無く利用できています。

また、「非常に優れたコストパフォーマンス」を実現できたということも重要です。ゲストフォルダを使えば数多くの顧客の専用フォルダを自由に作成し、顧客毎のデータを安全に管理できるので、20ユーザ構成の導入でも充分運用に足るシステムが構築できました。

ウィルスチェックや転送データの暗号化、パスワード設定によるセキュリティの向上など、目に見える効果が実現でき、まさに「皆様から信頼される会計事務所」の実現に多大な効果を発揮しています。

導入の背景

顧客との間で、財務諸表データ、決算帳票データといった最重要の機密ファイルをやり取りしているが、これまでは、担当者が直接お客様に訪問してデータを受け取っており、業務効率面/セキュリティ面に問題を抱えていた。

GIGAPOD導入以前の状況

■非常に効率の悪い、手渡しによるデータ回収作業
毎月、担当者が顧客を訪問し、財務諸表データや決算帳票データを直接受け取っていたが、一人の会計士、税理士が抱える顧客数は非常に多く、実際に訪問してデータを回収すること自体とても非効率であった。しかも、訪問スケジュールは顧客の月締日に合わせるため、日を決めて集中的にデータ収集することもできなかった。

■CDやUSBメモリーの利用
会計データのやり取りにはCDやUSBメモリを利用していたが、機密性の高いデータを物理的に運搬することは、紛失や盗難などの情報漏えいリスクが常に伴っていた。

■ITリテラシーの問題
顧客には保育園や養護施設が多く、必ずしもITに強い担当者がいる訳ではないため、受け取った媒体にデータが入っていなかったり、前月データが保存されていたりなど、再度回収に訪問することが度々あり非常に効率が悪かった。

現在の状況

CDやUSBメモリによる会計データの受け渡しを廃止し、顧客との会計データのやり取りは全てGIGAPODで行っている。

■情報漏えいリスクの低減
物理媒体を持ち運ぶリスクをゼロにすることができた。また、データ転送時のSSL暗号化や監査ログの取得など、GIGAPODのセキュリティ機能を利用し、情報漏洩リスクを大幅に削減できた。

■作業効率のアップ
担当者がデータ回収のために顧客訪問する必要がなくなり、本来業務に割ける時間が非常に増えた。また、顧客が自社の締日に合わせ自らデータをアップしてくれる様になった上、データのやり取りや修正が即時に行えるため、月次処理に関わる業務効率が大幅に向上した。

■簡単なユーザーインターフェース
ゲストフォルダによるデータ共有は、マウス操作中心のシンプルなものであるため、保育園や養護施設の担当者も問題なく操作できている。

■優れたコストパフォーマンス
顧客数が増えてもゲストフォルダを利用すればライセンスの追加がいらないため、非常にリーズナブル。

株式会社インスパイア・ホールディングス 概要　

■代表者
所長 斎田明秀

■所在地
東京都文京区本郷3-21-8 ケイアイビル4F

■事業内容
税務相談、税務一般、申告書作成、税務調査立会、会社新規設立、決算書作成、試算表作成、社会福祉法人の設立、経営指導、会計指導、監査立会、園舎建設コンサルタント、コンピューターによる会計入力作業、給料計算

■主な取引先
東京、神奈川、群馬を中心とした100件を超える保育園、その他数十ヶ所の特養老人ホーム、養護施設など