私たちのように、個人情報を預かる人材ビジネス企業にとって、情報漏洩は致命傷となります。

お客様からも高いレベルのセキュリティを求められ、プライバシーマークも申請していますが、私たちが考える情報セキュリティを実現するためには、GIGAPODは正に必要不可欠なソリューションです。

営業本部　統括部長　神谷貴宏　様
「セキュリティが強化され、営業業務の効率化も実現された。」

情報漏洩に関する業界団体からの指導もあり、何か手を打たなければならないと感じていた時にGIGAPOD OFFICEHARDを知ることができました。

この製品を利用すると、目に見える形でセキュリティ強化を実現できるので、お客様からも安心され、弊社がセキュリティを重んじる会社との評価を戴ける様になり、また、営業業務も以前より大分効率的になりました。

私たちのように、大容量かつ機密性の高いファイルを頻繁に送付する者に取って、メールやASPサービスでファイルを送付ことは不都合が多く、業務上、非常に困っていました。

現在はGIGAPODの利用法にも慣れ、営業業務に無くてはならないツールとなっています。

導入の背景

人材紹介、人材派遣事業を展開する上で、非常に機密性の高い個人情報を取り扱っており、特に人材紹介事業は、在職中の就業活動支援となるため、より高いセキュリティを要求される。

また、業界団体からのセキュリティ向上の要請、プライバシーマーク取得のためのセキュリティ強化が至上命題であった。

GIGAPOD導入以前の状況

履歴書、職務経歴書等の人材ファイルを、取引先企業にメール添付で送付していたため、以下のような問題があった。

■セキュリティの問題
人材ファイルを添付したメールを転送されたり、誤送信してしまうことにより、人材情報が漏洩してしまう心配があった。また、大きなファイルを添付する場合、無料のファイル宅配便サービスを利用することがあり、セキュリティ上問題があった。

■営業効率の問題
写真を含む人材ファイル、または一度に複数人の人材ファイルを送付する場合、１～２ＭＢで受信拒否されるケースが多く、ファイルを分割したり、履歴書上の写真データを削除して送らなければならない場合があった。また、人材ファイルは、個人から送付されて来るものが多いためウイルス感染のリスクがあり、営業担当者は各自のPCで受け取ったファイルのウイルスチェックを行っていた。

現在の状況

メール添付やファイル宅配便サービスでの人材ファイルの送付を廃止、GIGAPODのファイルリンク機能を利用して、パスワードと期限付きのファイルリンク（URL)をメールで送付するよう、営業業務を改善した。

取引先企業の担当者は、送られてきたURLと別途連絡のあったパスワードを指定し、人材情報を安全かつ簡単にダウンロードすることができるようになった。

■セキュリティの向上
GIGAPODのセキュリティ機能を利用し、人材ファイルにパスワードとダウンロード可能な期間を必ず設定するようルール化し、パスワードは別メールで伝達、かつ、万一誤送信してもファイルリンクを強制削除できるため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できている。
また、GIGAPODの監査ログ機能により、取引先のダウンロード情報が取得できるようになった。

■営業効率の向上
大容量ファイルを送る際、メールサーバーの制約を考える必要が無くなり、写真を含むファイルや複数人の人材ファイルを一度に送付できるようになった。
取引企業の担当者が人材ファイルにアクセスしたことを、監査ログから判断できるようになった。
サーバー側で自動的にウイルスチェックをしてくれるため、個々のファイルのウイルスをチェックすると言う煩雑な作業から開放された。

ヒューレックス株式会社 概要　

■代表者
代表取締役社長　松橋 隆広

■所在地
仙台市青葉区中央1-3-1アエル17F

■事業内容
「人材開発コンサルティング」、採用／有料職業紹介事業、人材派遣事業、採用戦略コンサルティング事業、再就職支援事業、教育／教育研修事業、評価／評価制度構築事業、その他／人材ビジネス設立支援事業